Bedrijfsreportage: toestemming voor foto's van 30 medewerkers regelen

Bij een bedrijfsreportage is toestemming lastiger dan bij een model, omdat medewerkers in een gezagsverhouding staan. Vrijwilligheid moet aantoonbaar zijn, en de leidinggevende die meekijkt maakt dat moeilijker. Regel de toestemming per persoon op het moment van de foto, geef ruimte om te weigeren zonder dat het opvalt, en lever de verklaringen gekoppeld aan de bestanden aan.

Twee uur, dertig medewerkers, één opdrachtgever die tussendoor komt vragen of het al lukt. Je hebt vijf minuten per persoon en daar moet ook nog het portret in. Toestemming regelen voelt op zo'n dag als de eerste stap die sneuvelt.

En tegelijk is dit precies het type opdracht waarbij het het meeste misgaat. In dit artikel lees je waarom een bedrijfsreportage een ander toestemmingsvraagstuk is dan een shoot met modellen, wat je vooraf regelt en wat op de dag, en hoe je het binnen je planning houdt.

Wat maakt toestemming bij een bedrijfsreportage anders?

Toestemming bij een bedrijfsreportage is toestemming die wordt gegeven binnen een arbeidsverhouding, waarbij de betrokkene een afhankelijkheidsrelatie heeft met de organisatie die het beeld wil gebruiken. Dat verandert de weging van één van de vier AVG-eisen: vrijwilligheid.

Bij een model is de zaak helder: hij komt voor de shoot, hij wordt betaald, hij kan nee zeggen. Bij een medewerker staat de leidinggevende twee meter verderop en is nee zeggen sociaal ongemakkelijk. Toestemming die onder die druk wordt gegeven, is moeilijker als vrij te beschouwen.

Dat betekent niet dat je geen medewerkers mag fotograferen. Het betekent dat de manier waarop je het vraagt, uitmaakt.

Waarom de opdrachtgever dit meestal niet heeft geregeld

De meeste organisaties die je inhuren, hebben het beeldbeleid wel op papier maar niet in het proces. Er is een verklaring, ergens in een map, die iemand twee jaar geleden heeft opgesteld. Op de dag van de reportage kijkt niemand daarnaar.

Wat er dan gebeurt, is dat er impliciet van je verwacht wordt dat je het regelt. Je bent de enige in de ruimte die weet dat het moet. Als je dat vooraf niet hebt afgestemd, sta je op de dag zelf zonder verklaring en zonder mandaat.

Daar zit je kans. De fotograaf die dit vooraf ter sprake brengt, is de fotograaf die volgend jaar wordt teruggevraagd.

Wat je vooraf regelt en wat op de dag

Moment	Wat je regelt	Waarom nu
Bij de aanvraag	Welke kanalen, welke looptijd, wel of geen portfolio	Bepaalt de tekst van de verklaring
Bij de aanvraag	Wie is verwerkingsverantwoordelijke, is er een verwerkersovereenkomst	Voorkomt discussie na aanlevering
Een week ervoor	Medewerkers informeren via interne mail	Niemand staat op de dag voor een verrassing
Een week ervoor	Afspreken hoe iemand kan afzien zonder gesprek	Vrijwilligheid aantoonbaar maken
Op de dag, per persoon	Toestemming laten ondertekenen bij het portret	Kortste route, hoogste respons
Op de dag, bij sfeerbeeld	Beoordelen wie herkenbaar het onderwerp is	Niet alles is een portret
Bij aanlevering	Verklaringen gekoppeld aan de bestanden meeleveren	Maakt een later verzoek uitvoerbaar

De vierde rij is degene die iedereen overslaat en die het meeste verschil maakt. Als medewerkers vooraf, via hun eigen organisatie, kunnen aangeven dat ze niet gefotografeerd willen worden, dan hoeft niemand dat op de dag hardop tegen de fotograaf te zeggen met de teamleider erbij.

Zo houd je het binnen twee uur

1. Stuur de opdrachtgever vooraf de verklaringstekst. Laat hem die intern verspreiden. Dan is het informeren gedaan voordat jij binnenkomt.

2. Laat mensen zich vooraf afmelden bij hun eigen organisatie. Bijvoorbeeld via een reactie op de interne mail. Jij krijgt een lijst en hoeft niemand iets te vragen.

3. Koppel de toestemming aan het portretmoment. De persoon zit al voor je camera. Laat hem een QR-code scannen en op zijn eigen telefoon tekenen terwijl jij je licht bijstelt. Dat kost geen extra tijd in je planning.

4. Werk met één verklaring voor de hele reportage. Zelfde gelegenheid, zelfde datum, zelfde kanalen. Je hoeft niet per persoon een nieuwe tekst te maken, alleen een nieuwe ondertekening.

5. Houd sfeerbeeld apart. Overzichtsbeelden waarop niemand is uitgelicht, vragen doorgaans geen individuele toestemming. Beoordeel dat per beeld in je selectie, niet op de dag.

6. Check je lijst voordat je vertrekt. Dertig portretten, hoeveel verklaringen? Dat is een controle van dertig seconden en het scheelt je drie weken najagen.

Stap drie is waarvoor Portrelo is gemaakt: de medewerker scant, leest, kiest de kanalen en tekent, zonder app en zonder account. In de praktijk kost dat minder tijd dan het bijstellen van je licht.

Veelgemaakte fouten bij bedrijfsreportages

• Toestemming aan de HR-afdeling overlaten. Zij denken dat jij het regelt, jij denkt dat zij het regelen, en niemand doet het.

• Nee zeggen alleen op de dag mogelijk maken. Met de teamleider in de ruimte is dat geen vrije keuze. Regel een route vooraf.

• Aannemen dat het arbeidscontract toestemming dekt. Een clausule in een arbeidsovereenkomst is niet hetzelfde als vrije, specifieke toestemming voor beeldgebruik.

• Alle kanalen in één vinkje stoppen. Iemand die een foto op intranet goedvindt, wil daarmee niet automatisch in een advertentiecampagne.

• Geen looptijd afspreken. Medewerkers vertrekken. Zonder einddatum staat er over drie jaar iemand op de website die er niet meer werkt.

• Portfoliogebruik niet vragen. Bedrijfsportretten zijn vaak je beste werk. Zonder aparte keuze mag het niet op je eigen site.

Veelgestelde vragen

Dekt het arbeidscontract de toestemming voor foto's van medewerkers?

Meestal niet. Een algemene clausule in een arbeidsovereenkomst is niet specifiek en de vrijwilligheid is in een gezagsverhouding lastig aan te tonen. Vraag daarom afzonderlijke toestemming per gelegenheid, met een keuze per kanaal.

Wie is verantwoordelijk voor toestemming bij een bedrijfsreportage: de fotograaf of de opdrachtgever?

Dat hangt af van wie de doelen bepaalt, meestal de opdrachtgever. Praktisch ben jij de enige in de ruimte op het moment dat het geregeld moet worden. Leg de rolverdeling vooraf schriftelijk vast in je opdrachtbevestiging.

Hoe geef ik medewerkers de ruimte om te weigeren?

Laat de organisatie vooraf intern informeren en geef medewerkers de mogelijkheid zich daar af te melden. Dan hoeft niemand op de dag zelf, met collega's en leidinggevende erbij, iets hardop te zeggen. Dat maakt de vrijwilligheid ook aantoonbaar.

Moet ik voor sfeerbeeld ook toestemming vragen?

Vaak niet. Bij overzichtsbeelden waarop niemand individueel is uitgelicht, is doorgaans geen sprake van een portret. Zodra iemand herkenbaar het onderwerp van de foto wordt, geldt dat wel. Beoordeel het per beeld in je selectie.

Wat gebeurt er met beeld van een medewerker die uit dienst gaat?

De toestemming eindigt niet automatisch, maar de situatie verandert wel. Spreek vooraf af dat beeldgebruik van oud-medewerkers wordt beëindigd of opnieuw wordt afgestemd, en zet die afspraak in de verklaring.

Conclusie

Bij een bedrijfsreportage is niet de hoeveelheid mensen het probleem, maar de gezagsverhouding. Los dat vooraf op door de organisatie te laten informeren en mensen intern te laten afmelden, en koppel de toestemming op de dag aan het portretmoment. Dan kost het je geen minuut extra planning.

Meer over de aanlevering lees je in wat lever je als fotograaf aan naast de foto's, en over ondertekenen op locatie in digitale modelovereenkomst. Wil je zien hoe het in de praktijk werkt? Bekijk hoe Portrelo werkt.