AVG-proof beelden aanleveren: de checklist voor fotografen
Steeds meer opdrachtgevers vragen naast de beelden ook de toestemmingen op. Een complete aanlevering bestaat uit de beelden, per persoon de ondertekende verklaring met doel en looptijd, een overzicht van welke toestemming bij welk bestand hoort, en duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. Fotografen die dat standaard meeleveren, winnen opdrachten van fotografen die dat niet doen.
Je levert via WeTransfer, of via een galerij, en de opdrachtgever is blij. Twee maanden later belt de communicatieadviseur: er is een vraag van iemand die op een foto staat, en of jij nog weet wie er toestemming gaf.
Dat gesprek is het begin van een probleem dat niet van jou is, maar wel bij jou terechtkomt. Tegelijk is het een kans. In dit artikel lees je wat een complete aanlevering bevat, waarom opdrachtgevers er steeds vaker om vragen, en hoe je het praktisch regelt zonder dat het een administratieklus wordt.
Wat is een AVG-proof aanlevering?
Een AVG-proof aanlevering is een oplevering waarbij de opdrachtgever niet alleen de beelden krijgt, maar ook kan aantonen dat hij ze mag gebruiken: per herkenbaar afgebeeld persoon een verklaring met doel, kanalen en looptijd, gekoppeld aan de bestanden waar die verklaring bij hoort.
Het gaat dus niet om een extra document, maar om een koppeling. Een map met PDF's naast een map met foto's is nog geen aanlevering. De opdrachtgever moet bij bestand DSC_4472.jpg kunnen zien of hij dat op zijn website mag zetten.
Waarom opdrachtgevers hier steeds vaker om vragen
Bij gemeenten, zorginstellingen en onderwijsinstellingen is dit inmiddels standaard. Die organisaties kunnen zich voor hun publieke taak niet beroepen op gerechtvaardigd belang, dus zijn ze vaker aangewezen op expliciete toestemming. En hun privacy officer wil zien dat die toestemming er is.
Daarbovenop komt de vraag wie verwerker en wie verwerkingsverantwoordelijke is. Steeds meer opdrachtgevers leggen een verwerkersovereenkomst voor voordat ze een fotograaf inhuren. Als je op dat moment niet weet wat je erop moet antwoorden, ben je een risico in plaats van een oplossing.
Dit is een verkoopargument, geen last
Hier zit het punt dat de meeste fotografen missen. Bij een aanbesteding of een kennismaking is "ik lever de toestemmingen mee, gekoppeld aan de bestanden" een concreet onderscheid. De concurrent zegt dat hij mooie foto's maakt. Jij zegt dat de opdrachtgever ze zonder twijfel kan gebruiken.
Dat is bovendien iets wat je kunt beprijzen. Een reportage met toestemmingsbeheer erbij is een ander product dan een reportage zonder.
Wat een complete aanlevering bevat
Onderdeel | Wat het is | Waarom de opdrachtgever het wil |
De beelden | In het afgesproken formaat en de afgesproken selectie | Het eigenlijke product |
Verklaring per persoon | Wie tekende, wanneer, welke tekst hij zag | Zonder dit is toestemming niet aantoonbaar |
Doel en kanalen | Waarvoor het beeld gebruikt mag worden | Bepaalt of iets op de website of in een advertentie mag |
Geldigheidsduur | Tot wanneer de toestemming geldt | Voorkomt gebruik van verlopen beeld |
Koppeling verklaring aan bestand | Welke verklaring bij welke foto hoort | Maakt een intrekkingsverzoek uitvoerbaar |
Gebruiksrechten van jou | Wat de opdrachtgever met jouw auteursrechtelijk werk mag | Voorkomt discussie over hergebruik |
Rolverdeling | Wie is verwerker, wie verantwoordelijk | Nodig voor de verwerkersovereenkomst |
De vijfde rij is degene die in de praktijk ontbreekt en de enige die echt werk kost. Een verklaring aanleveren kan iedereen. De koppeling naar concrete bestanden is waar het onderscheid zit, en waar handmatig werken vastloopt zodra een reportage meer dan een handvol mensen bevat.
Zo regel je het zonder extra administratie
Vraag toestemming tijdens de shoot, niet erna. Alles wat je achteraf moet najagen, komt maar deels terug. Op locatie is het model aanwezig en weet hij waar het over gaat.
Bespreek het gebruik met je opdrachtgever vóór de shoot. Welke kanalen, hoe lang, en of jij het ook voor je portfolio mag gebruiken. Dan staat het in de verklaring die je die dag laat ondertekenen.
Neem portfolio als aparte keuze op. Anders lever je een verklaring die de campagne van je klant dekt en jouw eigen site niet.
Werk met een systeem dat de koppeling voor je bijhoudt. Dit is het punt waarop handmatig werken stopt te schalen. In Portrelo hangt de verklaring vast aan het beeld, met de looptijd erbij.
Lever een overzicht mee, niet alleen losse bestanden. Eén lijst met per beeld de status is voor de opdrachtgever meer waard dan een map met twintig PDF's.
Zet de rolverdeling in je opdrachtbevestiging. Wie is verantwoordelijk voor het gebruik na aanlevering? Dat hoort in je voorwaarden te staan, niet in een mailtje.
Veelgemaakte fouten bij aanlevering
Losse PDF's in een aparte map. Formeel voldoende, praktisch onbruikbaar. Bij het eerste verzoek begint het zoeken alsnog.
Alleen de handtekening bewaren. Zonder tijdstip en zonder de verklaringstekst die de persoon te zien kreeg, is een handtekening moeilijk te onderbouwen.
Aannemen dat de opdrachtgever het verder regelt. Dat gebeurt soms, en soms komt de vraag alsnog bij jou terug omdat jij erbij was.
Portfoliogebruik niet vastleggen. De meest gemaakte fout, en je merkt het pas als je de mooiste serie van het jaar niet op je site mag zetten.
Toestemming en auteursrecht door elkaar halen. Jij hebt het auteursrecht, de geportretteerde heeft het portretrecht, de opdrachtgever heeft een licentie. Drie dingen, drie afspraken.
Geen looptijd opnemen. Zonder einddatum weet niemand over twee jaar of het beeld nog gebruikt mag worden.
Veelgestelde vragen
Ben ik als fotograaf verplicht om toestemmingen aan te leveren?
Wettelijk niet automatisch; het hangt af van de afspraken met je opdrachtgever en van wie als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. Praktisch wordt het steeds vaker gevraagd, vooral door gemeenten en zorginstellingen, en het is een concreet onderscheid als je het standaard doet.
Ben ik verwerker of verwerkingsverantwoordelijke?
Dat hangt af van wie de doelen bepaalt. Werk je volledig in opdracht en naar instructie, dan lig je richting verwerker. Bepaal je zelf wat je vastlegt en waarvoor, dan richting verantwoordelijke. Leg de rolverdeling vooraf schriftelijk vast.
Mag ik de beelden na aanlevering nog in mijn portfolio gebruiken?
Alleen als dat in de modelovereenkomst en in je afspraak met de opdrachtgever staat. Bij een portret in opdracht van de geportretteerde mag de maker het niet zonder diens toestemming publiceren, ook al heb jij het auteursrecht.
Wat als een persoon zijn toestemming intrekt na aanlevering?
Dan moet de opdrachtgever het gebruik staken. Daarvoor moet hij weten welke bestanden bij die persoon horen, en dat kan alleen als de koppeling is meegeleverd. Zonder die koppeling wordt het handwerk, meestal bij jou.
Hoe lang moet ik toestemmingen zelf bewaren?
Zo lang je de beelden zelf gebruikt of kunt worden gevraagd om te onderbouwen dat je ze mocht maken en leveren. Spreek een bewaartermijn af, leg die vast, en verwijder de gegevens daarna. Onbeperkt bewaren is geen veilige keuze.
Conclusie
Een complete aanlevering is niet meer werk, het is werk op een ander moment: tijdens de shoot in plaats van erna. En het is het enige onderdeel van je dienstverlening waarop je je nu nog echt kunt onderscheiden, want de meeste fotografen laten het bij de beelden.
Meer over de regels lees je in ons overzicht toestemming voor beeldgebruik, en over het ondertekenen op locatie in digitale modelovereenkomst. Wil je zien hoe de koppeling tussen verklaring en beeld werkt? Bekijk hoe Portrelo werkt.
Opmerkingen