Toestemming voor beeldgebruik: wat mag wel en wat niet

Toestemming voor beeldgebruik is nodig zodra iemand herkenbaar en individueel in beeld staat. Mag je een foto van iemand publiceren zonder toestemming? Meestal niet: het portretrecht geeft de betrokkene het recht zich te verzetten als hij daar een redelijk belang bij heeft, en de AVG eist een geldige grondslag voordat je een herkenbare foto mag verwerken. Aantoonbare toestemming is in de praktijk de veiligste en vaak de enige werkbare route.

Je hebt een mooie serie foto's van een open dag, een teamuitje of een klantevenement. Ze staan klaar voor de nieuwsbrief, de website en LinkedIn. En dan komt de vraag die het hele proces stilzet: mag je deze foto's publiceren zonder toestemming van de mensen die erop staan?

Het antwoord is niet zo eenvoudig als ja of nee. Er spelen twee verschillende regels door elkaar, en die stellen andere eisen. Veel communicatieteams denken dat ze met één van de twee klaar zijn. In dit artikel lees je wat wel en niet mag, hoe portretrecht en de AVG zich tot elkaar verhouden, en hoe je toestemming vastlegt op een manier waarmee je het later ook kunt aantonen.

Dit artikel is bedoeld als praktische uitleg, niet als juridisch advies. Bij twijfel over een specifieke situatie is het verstandig een jurist of je privacy officer te betrekken.

Wat is toestemming voor beeldgebruik?

Toestemming voor beeldgebruik is de expliciete instemming van een herkenbaar afgebeeld persoon om zijn beeld te gebruiken voor een bepaald doel, gedurende een bepaalde periode. Het gaat dus niet om één handtekening, maar om een combinatie van persoon, doel en looptijd.

Die toestemming raakt aan twee losse regelingen die vaak door elkaar worden gehaald. Het portretrecht regelt wanneer iemand zich mag verzetten tegen publicatie. De AVG regelt op welke basis je een herkenbare foto überhaupt mag verwerken. Je moet beide vragen apart beantwoorden.

Portretrecht en de AVG: twee losse vragen

Portretrecht is het recht van een herkenbaar afgebeeld persoon om zich onder bepaalde omstandigheden te verzetten tegen publicatie van zijn portret. Het staat in de artikelen 19 tot en met 21 van de Auteurswet.

Belangrijk detail dat vaak misgaat: het portretrecht geeft geen absoluut vetorecht. Het geeft een recht om zich te verzetten, en dat verzet slaagt alleen als de betrokkene een redelijk belang heeft. Een privacybelang valt daaronder, en bij bekende personen kan ook een financieel belang meewegen. Eén harde regel is er wel: bij een portret dat in opdracht van de geportretteerde is gemaakt, mag de fotograaf niet publiceren zonder zijn toestemming.

De AVG werkt anders. Een herkenbare foto van een persoon is een persoonsgegeven, publiceren is dus verwerken, en dat mag alleen met een grondslag uit artikel 6. Die grondslag heb je nodig voordat je publiceert, niet pas als iemand klaagt. Daarin zit het verschil: het portretrecht komt in beeld als iemand bezwaar maakt, de AVG stelt de vraag al eerder.

De meest gebruikte grondslagen voor beeldgebruik zijn toestemming en gerechtvaardigd belang. Toestemming is transparanter en makkelijker te onderbouwen, maar alleen als je hem netjes hebt vastgelegd. Toestemming die je niet kunt aantonen, is voor een toezichthouder gelijk aan geen toestemming.

Voor gemeenten en overheden geldt een extra beperking

Overheidsinstanties kunnen zich niet beroepen op gerechtvaardigd belang voor verwerkingen die zij uitvoeren in het kader van hun publieke taak. Dat staat letterlijk in artikel 6 van de AVG. Voor een gemeente die foto's van burgers wil publiceren, valt daarmee een van de twee routes weg.

In de praktijk betekent dit dat gemeenten, zorginstellingen en onderwijsinstellingen veel vaker op expliciete toestemming aangewezen zijn dan een commercieel bedrijf. En dus ook veel vaker moeten kunnen aantonen dat ze die toestemming hebben.

Wanneer mag je een foto publiceren zonder toestemming?

Situatie	Portretrecht	AVG	In de praktijk
Portret in opdracht van de persoon zelf	Toestemming vereist	Grondslag nodig	Altijd vastleggen
Foto van een medewerker op je website	Redelijk belang kan spelen	Grondslag nodig, meestal toestemming	Vastleggen, en let op de vrijwilligheid
Bezoeker op een evenement, herkenbaar in beeld	Redelijk belang kan spelen	Grondslag nodig	Vastleggen op locatie
Overzichtsfoto van een menigte, niemand uitgelicht	Meestal geen portret	Vaak geen individuele grondslag nodig	Beoordeel per beeld
Foto van een kind onder 16 jaar	Ouders of verzorgers	Toestemming van ouders of verzorgers	Altijd schriftelijk vastleggen
Beeld van een cliënt of patiënt	Redelijk belang weegt zwaar	Grondslag nodig, extra zorgvuldigheid	Nooit zonder aantoonbare toestemming

Het patroon is duidelijk. Zodra iemand herkenbaar en individueel in beeld is, kom je bijna altijd bij toestemming uit. De vraag is dan niet óf je toestemming nodig hebt, maar hoe je hem zo vastlegt dat je er over twee jaar nog iets aan hebt.

Hoe leg je toestemming vast die je later kunt aantonen?

Onder de AVG is toestemming alleen geldig als hij vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig is gegeven. Dat zijn vier eisen, en een krabbel op een papieren formulier haalt er meestal maar twee.

1. Vraag toestemming op het moment van vastleggen. Niet achteraf per mail. Op het moment zelf is de betrokkene aanwezig, weet hij waar het over gaat en is de toestemming aantoonbaar geïnformeerd.

2. Wees specifiek over het doel. "Voor communicatiedoeleinden" is te breed. Noem de kanalen: website, sociale media, nieuwsbrief, drukwerk. Geef de betrokkene per kanaal een keuze.

3. Geef de toestemming een geldigheidsduur. Toestemming die eeuwig doorloopt, is in de praktijk niet houdbaar. Een looptijd van bijvoorbeeld één of twee jaar maakt duidelijk wanneer je opnieuw moet vragen.

4. Leg vast wat de betrokkene te zien kreeg. Niet alleen dát iemand tekende, maar ook de exacte tekst van de verklaring, het tijdstip en het doel. Dat is het verschil tussen een handtekening en een dossier.

5. Koppel de toestemming aan het beeld. Een toestemming in een mappenstructuur en een foto in een beeldbank zijn twee losse dingen. Zodra ze niet aan elkaar hangen, kun je bij een vraag niet snel antwoorden.

6. Regel het intrekken vooraf. Iemand mag zijn toestemming altijd intrekken, net zo eenvoudig als hij hem gaf. Zorg dat je weet welke beelden je dan moet stoppen met gebruiken.

   
   

Portrelo is gebouwd rond precies deze stappen. Je laat iemand een QR-code scannen, de verklaring lezen en tekenen op zijn eigen telefoon, en de toestemming wordt direct aan het juiste beeld gekoppeld. Geen losse formulieren, geen zoektocht achteraf.

Veelgemaakte fouten bij toestemming voor beeldgebruik

• Een bordje bij de ingang zien als toestemming. Een mededeling dat er gefotografeerd wordt, is informatie. Toestemming vereist een ondubbelzinnige actieve handeling van de betrokkene. Zwijgen is geen ja.

• Toestemming vragen zonder doel te noemen. Een verklaring die alle mogelijke toekomstige gebruiken dekt, is niet specifiek en daardoor kwetsbaar.

• Toestemming van medewerkers als vanzelfsprekend behandelen. In een gezagsverhouding is vrijwilligheid lastiger aan te tonen. Maak expliciet dat nee zeggen geen gevolgen heeft.

• De handtekening bewaren, de context niet. Wie tekende, wanneer, en waarvoor precies? Zonder die drie is een handtekening moeilijk te verdedigen.

• Geen geldigheidsduur afspreken. Foto's blijven jaren circuleren. Zonder einddatum weet niemand meer of een beeld nog gebruikt mag worden.

• Toestemming los van het beeld opslaan. Zodra de fotograaf vertrekt of een collega van functie wisselt, is de koppeling weg. Tools zoals Portrelo houden die koppeling automatisch in stand.

  
  

Veelgestelde vragen

Mag ik een foto van een evenement publiceren als er een bordje bij de ingang hing?

Nee, niet zonder meer. Een bordje informeert, maar levert geen geldige toestemming op. De AVG vereist een ondubbelzinnige actieve handeling van de betrokkene. Voor herkenbare individuen leg je toestemming apart vast; voor overzichtsbeelden waarop niemand is uitgelicht is dat vaak niet nodig.

Hoe lang is toestemming voor beeldgebruik geldig?

De AVG noemt geen vaste termijn. Toestemming blijft in principe geldig tot de betrokkene hem intrekt of het oorspronkelijke doel vervalt. In de praktijk werken organisaties met een looptijd van één tot twee jaar, zodat duidelijk is wanneer opnieuw gevraagd moet worden.

Wie geeft toestemming voor foto's van kinderen?

Voor kinderen onder de 16 jaar geven de ouders of wettelijke verzorgers toestemming. Vanaf 16 jaar mag de jongere dat zelf. Bij schoolfoto's en klassenfoto's is het gebruikelijk om per kind schriftelijk vast te leggen welke kanalen zijn toegestaan.

Kan iemand zijn toestemming voor een foto intrekken?

Ja. Onder de AVG mag toestemming altijd worden ingetrokken, en even eenvoudig als hij is gegeven. Eerder gebruik wordt niet onrechtmatig, maar je moet het beeld vanaf dat moment niet langer publiceren. Zorg dus dat je weet welke beelden bij welke persoon horen.

Wat riskeer ik als ik geen toestemming kan aantonen?

Bij een klacht of controle geldt toestemming die je niet kunt onderbouwen als niet gegeven. De Autoriteit Persoonsgegevens kan boetes opleggen tot 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet. Daarnaast is er reputatieschade en het risico op civiele aansprakelijkheid.

Conclusie

Of je een foto mag publiceren zonder toestemming hangt af van twee vragen die je apart moet beantwoorden: heeft de betrokkene een redelijk belang om zich te verzetten, en heb je een geldige grondslag onder de AVG? Voor herkenbare, individuele portretten kom je bijna altijd bij toestemming uit. En dan is niet het vragen het probleem, maar het aantonen.

Wil je zien hoe je toestemming vastlegt op het moment dat je de foto maakt, direct gekoppeld aan het juiste beeld? Bekijk hoe Portrelo werkt of vraag een demo aan.